Tail Spend Management

Q-Card voor Inkoop Professionals

Breng uw uitgaven onder beheer, verhoog de efficiëntie van administratieve taken en bied uw collega's een gebruiksvriendelijk, licht aankoopverzoekproces voor alle long-tail uitgaven.

Breng "Uitgaven onder Beheer"

Kies voor een strategische aanpak om meer grip te krijgen door uw tail spend te beheren met Q-Card. Verbeter zichtbaarheid, verkort cyclustijden en verlaag kosten. Implementeer het inkoopproces van Q-Card voor deze categorie, zodat u elke uitgave kunt goedkeuren voordat deze plaatsvindt en organisatiebreed kunt volgen.

Minimaliseer handmatige taken

Maak tijd vrij voor uw inkoopteam en gebruik de Q-Card app als strategisch inkoopinstrument. Het beheren van tail spend is een verborgen tijdsverslinder. Elimineer het aanmaken van leveranciers voor incidentele aankopen in uw ERP-systeem en beperk het aanmaken van inkooporders voor deze aankopen.

Transparantie en gebruiksvriendelijkheid

Biedt uw medewerkers een modern en eenvoudig aanvraag- en aankoopproces. Met Q-Card stroomlijnt u de goedkeuring van uitgaven met flexibele workflows. Via het Q-Card closed-loop proces kunt u tevens meer transparantie vooraf verkrijgen met realtime inzichten in uitgavenanalyses voor toekomstige en lopende uitgaven.

Het potentieel dat in uw tail spend ligt

De meeste inkoopprofessionals die hun tail spend hebben onderzocht, weten dat gemiddeld 80% van de uitgaven naar 20% van hun leveranciers gaat. Deze balans kan nog schever zijn, afhankelijk van de sector waarin u werkt.

Tail spend wordt echter vaak over het hoofd gezien door inkoop omdat de focus ligt op leveranciers met hoge volumes. Wat veel bedrijven echter niet weten, is dat een tail spend project relatief eenvoudig en goedkoop is om uit te voeren en te implementeren. Het kan u zelfs jaarlijks tussen de 100.000 en 1.000.000 EUR of meer besparen.

Ondertussen bemoeilijkt de toename van online B2B-uitgaven het beheren van leveranciers, waardoor inkoopteams minder controle en zichtbaarheid hebben en onnodige overschrijdingen en ongeoorloofde uitgaven kunnen veroorzaken.

Bovendien veroorzaken discussies over specifieke inkoopverzoeken vaak aanzienlijke vertragingen in het aankoopproces, terwijl leveranciersmasterdata meer onderhoud en handmatige gegevensinvoer vereisen. Uitgavenbeheer wordt hierdoor tijdrovend, administratief intensief, foutgevoelig en inefficiënt.

Daarom is er een groeiende behoefte aan een snelle en flexibele consumentachtige winkelervaring zoals Q-Card die biedt!

Krijg controle en zichtbaarheid over elke indirecte aankoop

Wanneer het gaat om 'tail spend', is elke collega binnen uw organisatie een potentiële koper. De gebruikelijke declaratie hulpmiddelen bieden hen echter geen duidelijk, geen gebruiksvriendelijk aankoopproces, noch geven ze u de mogelijkheid om deze kosten te beheersen of in realtime te zien wat er wordt uitgegeven.

 

Long_Tail_Uitgaven

Bespaar tijd in uw inkoopproces

Om inkoop uitmuntendheid te bereiken, is het essentieel om workflows te stroomlijnen en te automatiseren, niet alleen voor directe inkoop, maar ook voor indirecte inkoop. Met Q-Card heeft elke medewerker binnen uw organisatie toegang tot een gebruiksvriendelijke, consumentvriendelijke app. Hiermee kunnen ze aankoopverzoeken indienen en uw financiële team voorzien van de vooraf gedefinieerde noodzakelijke codering. Na goedkeuring ontvangen ze onmiddellijk een virtuele MasterCard of Visa-kaart, die kan worden gebruikt voor point-of-sale-transacties, online aankopen of om een overboeking te initiëren.

Bespaar tijd in uw inkoopproces

Efficiëntie in het inkoopproces

Verhoog uw efficiëntie over de hele linie en zorg ervoor dat u een hogere werklast kunt opschalen en verwerken met hetzelfde aantal FTE's. Adopteer de innovatieve werkwijze van Q-Card en verminder het aantal leveranciersrecords dat u moet aanmaken en onderhouden in uw ERP, evenals het aantal inkooporders dat moet worden opgesteld en verzonden. Q-Card elimineert de noodzaak voor dergelijke tijdrovende en niet-waarde-toevoegende taken, waardoor uw team zich kan concentreren op de leveranciers met de hoogste volumes, het behouden van relaties, het sluiten van meer deals en het besparen van kosten aan beide kanten.

Efficiëntie in het inkoopproces

Krijg controle

Ontdek welke persoon of afdeling wat heeft uitgegeven, of wat verwacht wordt te worden uitgegeven, allemaal in één dashboard. Keur deze aankomende aankopen vooraf goed, of keur individuele terugkerende bestedingslimieten goed voor specifiek of multifunctioneel gebruik, aanpasbaar volgens uw eigen bedrijfs- of afdelingsbeleid en gewenste workflows. Laat uw budgethouders de controle hebben en hun budget dienovereenkomstig toewijzen.

Krijg controle

Meer transparantie in uw tail spend

Beheer inkoopuitgaven in realtime. Alle aankopen gedaan met Q-Card zijn zichtbaar via ons realtime auditspoor, waardoor u en uw team verzoeken en hun status, goedkeuringen, toegevoegde documenten zoals facturen en bonnen, en voltooide betalingen kunnen volgen. Gebruik deze verbeterde zichtbaarheid om te analyseren met welke tail spend-leveranciers vaak wordt gehandeld, en gebruik deze gegevens om contact op te nemen met deze leveranciers om in de toekomst betere deals te onderhandelen.

Meer transparantie in uw tail spend

Boek een Quick Scan

Neem contact met ons op om de verschillende mogelijkheden te bespreken en hoe wij u kunnen helpen bij het maken van de analyse en het opstellen van de business case.
Wat zijn de voordelen?

Een strategische inkoopinstrument

Q-Card is meer dan een uitgavenbeheer- of declaratiesysteem. Het is een strategisch inkoopinstrument dat het gehele inkoopproces van tail spend vereenvoudigt. Ontworpen om alles te verwerken, van point-of-sale (PoS) transacties en online aankopen tot het beheren van facturen met vervaldatums, biedt Q-Card een gebruiksvriendelijke ervaring voor alle soorten zakelijke transacties.

Elke transactie wordt automatisch naar uw onderliggende ERP-systeem(s) gestuurd via de uitgebreide integratiemogelijkheden van Q-Card, wat zorgt voor gegevensnauwkeurigheid en volledige transparantie in uw financiële systemen. Met Q-Card kunnen inkoopteams geautomatiseerde workflows opzetten, waardoor handmatige gegevensinvoer of reconciliatie overbodig wordt. Goedkeuringen zijn de enige stap die handmatig werk vereist, waardoor Q-Card een ideale oplossing is voor organisaties die hun inkoopprocessen willen stroomlijnen en de efficiëntie in de hele organisatie willen verhogen.

Procurement_Benefits

FAQ

Hoe stroomlijnt Q-Card het inkoopproces?

Wij geloven in eenvoud, en ons belangrijkste doel is om uw organisatie te helpen het tail spend effectief te beheren. Daarom zijn we van mening dat niet alle uitgaven door een ingewikkeld inkoopaanvraagproces moeten gaan. Q-Card vereenvoudigt de manier waarop iedereen binnen uw bedrijf aankopen kan doen in lijn met de bedrijfsrichtlijnen.

  1. Q-Card fungeert als een sub-administratie voor lange termijn transacties.
  2. Onze Q-Card aanvragen zijn gelijk aan inkoopaanvragen.
  3. Q-Card fungeert als een inkooporder via een standaard goedkeuringsmodel, maar is geïntegreerd met een betaalmethode die de aanvrager direct gebruikt.

Natuurlijk zorgen onze uitgebreide integratiemogelijkheden ervoor dat alle gegevens, inclusief codering en bijlagen, automatisch worden verzonden naar het onderliggende ERP- of boekhoudsysteem.
Hoe kan Q-Card helpen bij kostenbesparingen voor Inkoop?

Pre-goedkeuringen: Q-Card vereist goedkeuringen voor aankopen voordat virtuele kaarten voor een specifiek doel worden uitgegeven, waardoor ervoor wordt gezorgd dat alle uitgaven in lijn zijn met de begrotingsdoelen en ongeautoriseerde uitgaven worden voorkomen.

Vermindert Maverick Spend: Door medewerkers naar goedgekeurde leveranciers te leiden en ongeoorloofde aankopen te ontmoedigen, vermindert Q-Card aanzienlijk onvoorziene, kostbare aankopen.

Verwijs naar voorkeursleveranciers en bestaande catalogi: Medewerkers kunnen eenvoudig worden doorverwezen naar voorkeursleveranciers en catalogi tijdens het pre-goedkeuringsproces van Q-Cards, zodat uw medewerkers altijd kosteneffectieve opties kiezen.

Hoe gebruiksvriendelijk is de Q-Card interface?

Het ontwerp van onze interface is recentelijk bijgewerkt en is eenvoudig, met alleen de noodzakelijke functies voor een gestroomlijnde workflow. Het menu is duidelijk gelabeld en goed georganiseerd, zodat uw medewerkers gemakkelijk door de app kunnen navigeren zonder uitgebreide training. Onze mobiele app biedt toegang voor zowel aanvragers als goedkeurders onderweg en is uitgerust met real-time meldingen, zodat elke aankoop binnen enkele seconden kan worden goedgekeurd en uitgevoerd.

Helpt Q-Card bij leveranciersbeheer of -reductie?

Ja! Veel leveranciers binnen uw tail zijn niet belangrijk en het kost veel tijd en geld om ze te creëren en te onderhouden. Het is echter vaak bedrijfsbeleid om dit wel te doen. Q-Card is uw enige leverancier voor al deze transacties en fungeert als een sub-administratie, zodat u deze onbelangrijke leveranciers niet meer hoeft te beheren, maar nog steeds toegang heeft tot alle gegevens via onze gebruiksvriendelijke dashboards of uw onderliggende systemen via integratie. Dit bespaart uw bedrijf gemiddeld zo'n 100 EUR per leverancier!

Hoe kan Q-Card de factuurverwerking verbeteren?

Elke transactie die via Q-Card wordt voltooid of elke factuur die via onze Q-Card app voor een bankoverschrijving is goedgekeurd, is niet onderhevig aan handmatige factuurverwerking. Wij zorgen ervoor dat uw leverancier wordt betaald en alle gegevens van de aankooptransactie automatisch naar uw ERP- of boekhoudpakket kunnen worden overgedragen via integratie, inclusief codeergegevens, uitgavencategorie, bijlagen, enzovoort.

Terug naar boven
Artikel 10 Minuten lezen

CPO Strategie - Uitgave 41

Heijmans & Q-Card: Inkoop binnen Constructie

Heijmans startte begin 2023 een doorslaggevende samenwerking met Q-Card. Het bedrijf koos voor de virtuele kaarten van Q-Card om hun uitgaven onder beheer te brengen. Door Q-Card toe te voegen aan het digitale agenda voor 2023, breidt Heijmans zijn P2P-proces uit, verbetert het de zichtbaarheid vooraf en de kostenbeheersing voor een breed scala aan indirecte uitgavencategorieën binnen meerdere afdelingen.

Lees meer

Blijf ontdekken

Een duik in de koude en donkere wateren
Een_duik_in_de_koude_en_donkere_wateren
Blog

Een duik in de koude en donkere wateren

oktober 19, 2023

Dit is een afbeelding van mijn Ironman-start in Zwitserland. Stel je 1.500 mensen voor die zich onderdompelen in een groot meer en proberen hun weg zo snel mogelijk door te navigeren.

Heijmans kiest voor innovatie
Heijmans_kiest_voor_innovatie
Persbericht

Heijmans kiest voor innovatie

januari 26, 2023

Bouwbedrijf Heijmans heeft gekozen voor de virtuele kaarten van Q-Card om hun uitgaven onder beheer te krijgen. Door Q-Card toe te voegen aan hun digitale agenda voor 2023, zet Heijmans een belangrijke stap richting...

Q-Card lanceert innovatieve app
Q-Card_lanceert_innovatieve_app
Persbericht

Q-Card lanceert innovatieve app

mei 19, 2022

Het Nederlandse fintech label, met hoofdkantoor in Rotterdam, Q-Card stelt bedrijven in staat om hun medewerkers virtuele betaalkaarten aan te bieden via een uniforme oplossing voor het beheren van tail spend.  

Lees meer

Neem contact op

Meer informatie over onze diensten?

Boek een gratis workshop met een van onze experts om de hoogste prioriteit voor uw digitale transformatie te bepalen. Met deze evaluatie bieden we tastbare informatie over de kosten-batenanalyse die is verkregen via onze Tail Spend Analyzer-tool.

Boek een Quick Scan Boek een Full Scan
Contact_Q-Card