Over Q-Card
Q-Card is een oplossing voor het automatiseren en beheren van tail spend, waarmee bedrijven hun medewerkers kunnen voorzien van eenmalige of meervoudig te gebruiken virtuele betaalkaarten. Deze kaarten worden uitgegeven door Adyen via een meegaand wereldwijd beschikbaar betaalplatform, dat ondersteuning biedt voor veelgebruikte betalingsnetwerken zoals Mastercard® en Visa®. Naast een intuïtieve en gebruiksvriendelijke mobiele app en webversie, biedt Q-Card ook een geavanceerde backoffice-integratie met crediteurenadministratie- en financiële systemen. Dit zorgt voor efficiëntie in het beheer van grote hoeveelheden transacties.
Voor grote ondernemingen die financiële controle willen verbeteren, meer inzicht willen krijgen in zakelijke uitgaven en hun procedures voor tail spend management willen stroomlijnen, is Q-Card de ideale oplossing. Financiële professionals die streven naar efficiëntie, compliance en transparantie in het beheer van bedrijfsuitgaven, profiteren van de uitgebreide functionaliteiten en maatwerkopties van Q-Card. Daarnaast is Q-Card dankzij zijn wereldwijde mogelijkheden een uitstekende keuze voor multinationale ondernemingen met uiteenlopende financiële behoeften in verschillende geografische regio's.
De kosten van Q-Card hangen af van de functionaliteiten en scope dat u voor uw bedrijf selecteert. Wij bieden flexibele prijsopties die afgestemd zijn op uw specifieke behoeften. Neem contact op met ons verkoopteam voor een offerte op maat.
Virtuele Q-Cards zijn eenmalige prepaid creditcards die kunnen worden aangevraagd door medewerkers die online bestellingen willen plaatsen.
De virtuele Q-Card is een volwaardige creditcard met een kaartnummer, geldigheidsdatum, CVC-code en verificatiecode, die wereldwijd gebruikt kan worden. Q-Card wordt ondersteund door Adyen, de grootste betalingsdienstaanbieder van Europa en wereldwijd actief.
Q-Card is ontworpen als meer dan alleen een platform waarmee u al uw uitgaven efficiënt kunt beheren met kostenbesparende functionaliteiten. Voor uw medewerkers is het ook meer dan slechts een hulpmiddel om zakelijke uitgaven te declareren.
Het gaat verder dan dat: aankopen door medewerkers met persoonlijke middelen en de noodzaak van declaraties behoren tot het verleden.
Een Q-Card-aanvraag kan worden gezien als het equivalent van een traditionele inkoopaanvraag. Een goedgekeurde Q-Card fungeert als een inkooporder via een standaard goedkeuringsmodel, maar is geïntegreerd met een betaalmethode die beschikbaar is voor de aanvrager. Dit is hoe Q-Card zich onderscheidt van andere aanbieders van spend management.
Ja, de Q-Card is speciaal ontworpen om te voldoen aan de behoeften van bedrijven met meerdere bedrijfsonderdelen.
Onze dashboards bieden inzicht in de uitgaven van uw gehele groep, of u kunt ervoor kiezen om elke bedrijfsonderdeel een eigen account/dashboard te geven.
Daarnaast helpt de Q-Card bij het beheren van cashflow en valuta, het stroomlijnen van het crediteurenproces en het vereenvoudigen van goedkeuringsworkflows binnen meerdere bedrijfsonderdelen.
Neem contact met ons op om te ontdekken hoe we de verschillende entiteiten binnen uw groep verder kunnen ondersteunen.
Q-Card biedt topklasse betalingsbeveiliging voor bedrijven.
De virtuele Q-Card ondersteunt het 3D Secure-authenticatieprotocol om transacties zonder fysieke kaart (CNP) te verifiëren.
Onze app beheert persoonlijke informatie veilig, inclusief naam, e-mail en mobiel nummer, die aan gebruikers worden gekoppeld om aanvragen te vergemakkelijken en het gebruik van 3D Secure-authenticatie en single sign-on mogelijk te maken.
Traditionele "achteraf" verwerking beperkt inkoop- en budgethouders om proactief naar voorkeurleveranciers te verwijzen.
De beperkte invloed en controle over uitgaven waarmee de meeste organisaties te maken hebben, zorgt ervoor dat medewerkers niet altijd de juiste aankoopbeslissingen nemen, wat begrijpelijk is.
Daarom is het mogelijk om een goedkeuringsproces in te stellen met Q-Card, zodat de juiste belanghebbenden altijd eerst inzicht hebben in aankomende uitgaven en deze kunnen goedkeuren voordat de virtuele kaart wordt gebruikt. Post-goedkeuringen zijn uiteraard ook mogelijk; wij werken met u samen om te bepalen hoe de goedkeuringsstructuur moet worden geïmplementeerd.
Dankzij onze strategische samenwerking met Adyen kan Q-Card virtuele kaarten creëren van Mastercard en Visa.
Waarom Q-Card
Met Q-Card kunt u uw eigen controlepunten en real-time autorisaties instellen om uw online uitgaven te beheren. Q-Card voldoet aan de ingebouwde wereldwijde regelgeving en compliance-standaarden.
De virtuele Q-Card ondersteunt het 3D Secure-authenticatieprotocol voor de verificatie van transacties zonder fysieke kaart (CNP).
De Q-Card App verwerkt persoonlijke gegevens, zoals naam, e-mail en mobiel nummer, op een veilige manier. Deze gegevens worden gekoppeld aan gebruikers om aanvragen te doen en de 3D Secure-authenticatie en single sign-on te gebruiken.
Alle gegevens van de aankooptransactie kunnen automatisch worden doorgestuurd naar uw ERP- of boekhoudsysteem via integratie, inclusief codeergegevens, uitgavencategorie, bijlagen, enzovoort.
De virtuele kaarten van Q-Card zijn vergelijkbaar met betaalkaarten die vooraf door u worden gefinancierd. De financiering van uw Q-Cards wordt uitgevoerd in de Q-Card App vanaf uw onderliggende zakelijke bankrekening(en).
Hoe het werkt
Zorg ervoor dat u de Q-Card heeft toegevoegd aan uw digitale telefoonwallet. Wanneer u wordt gevraagd om te betalen, opent u de Q-Card in uw telefoonwallet (Apple of Google Wallet) en houdt u de kaart tegen een contactloze kaartlezer of tikt u erop. Probeer niet direct vanuit de Q-Card mobiele app te betalen. De betaling moet worden uitgevoerd via de digitale wallet.
Google Wallet: U kunt selecteren en betalen met andere kaarten die niet uw standaardkaart zijn. Open de Google Wallet-app. Veeg bovenaan uw kaart vanaf de rechter rand van het scherm naar links totdat u de gewenste kaart vindt. Houd de achterkant van uw telefoon tegen de betaalterminal.
Apple Wallet: Om een andere kaart te gebruiken, tikt u op uw standaardkaart om uw andere kaarten te bekijken. Tik op een nieuwe kaart en verifieer. Houd de bovenkant van uw iPhone bij de contactloze lezer totdat de transactie is voltooid en er een vinkje op het scherm verschijnt.
De betalingsbewijzen kunnen worden toegevoegd in de applicatie zelf. De eenvoudigste manier is om de Q-Card app op uw mobiele apparaat te openen en naar de derde tab te gaan, waar de individuele transacties worden weergegeven. Hier kunt u een foto uploaden of direct maken.
De Q-Card kan worden gebruikt om bepaalde goederen en diensten via PayPal te betalen. Het is echter niet mogelijk om de Q-Card in uw PayPal-account te gebruiken voor privédoeleinden, zoals het overmaken van geld van het ene PayPal-account naar het andere.
Ja, u kunt de Q-Card in andere landen gebruiken. Alleen een beperkt aantal landen is uitgesloten. Voor een volledige lijst met uitgesloten landcodes kunt u contact opnemen met onze Customer Support.
Q-Card Functies
De Q-Card App ondersteunt gebruikers bij het doen van aanvragen voor alle B2B online aankopen en stelt hen in staat om deze te betalen met een virtuele creditcard die eenmaal wordt vrijgegeven, na de goedkeuringslimieten die u vooraf hebt ingesteld.
Q-Card ondersteunt het uitgeven van virtuele VISA- en Mastercards die wereldwijd worden geaccepteerd door alle grote online betaalsystemen. Met de uitgebreide wereldwijde dekking van Q-Card kunt u ook in elke valuta betalen.
Ja, Q-Card maakt gebruik van EDI- of API-integratie om eenvoudig verbinding te maken met boekhoud- en ERP-systemen. Deze integratie maakt nauwkeurig, effectief en real-time financieel beheer op verschillende platforms mogelijk, door naadloze gegevenssynchronisatie en automatische betalingvereffening te faciliteren.
Q-Card biedt verschillende voordelen voor het beheersen van reiskosten, zoals:
1. Kaarten die vooraf gefinancierd zijn met specifieke reiskosten
2. Verhoogde beveiliging in vergelijking met echte kaarten
3. Het in real-time monitoren en rapporteren van uitgaven
4. Verhoogd bewustzijn en controle over reisuitgaven
Ja, u kunt de Q-Card ook in verschillende valuta's gebruiken. De betaling wordt in euro's uitgevoerd en de valutaconversie wordt gedaan door Adyen.
Q-Card voor Inkoop
Wij geloven in eenvoud, en ons belangrijkste doel is om uw organisatie te helpen het tail spend effectief te beheren. Daarom zijn we van mening dat niet alle uitgaven door een ingewikkeld inkoopaanvraagproces moeten gaan. Q-Card vereenvoudigt de manier waarop iedereen binnen uw bedrijf aankopen kan doen in lijn met de bedrijfsrichtlijnen.
- Q-Card fungeert als een sub-administratie voor lange termijn transacties.
- Onze Q-Card aanvragen zijn gelijk aan inkoopaanvragen.
- Q-Card fungeert als een inkooporder via een standaard goedkeuringsmodel, maar is geïntegreerd met een betaalmethode die de aanvrager direct gebruikt.
Natuurlijk zorgen onze uitgebreide integratiemogelijkheden ervoor dat alle gegevens, inclusief codering en bijlagen, automatisch worden verzonden naar het onderliggende ERP- of boekhoudsysteem.
Pre-goedkeuringen: Q-Card vereist goedkeuringen voor aankopen voordat virtuele kaarten voor een specifiek doel worden uitgegeven, waardoor ervoor wordt gezorgd dat alle uitgaven in lijn zijn met de begrotingsdoelen en ongeautoriseerde uitgaven worden voorkomen.
Vermindert Maverick Spend: Door medewerkers naar goedgekeurde leveranciers te leiden en ongeoorloofde aankopen te ontmoedigen, vermindert Q-Card aanzienlijk onvoorziene, kostbare aankopen.
Verwijs naar voorkeursleveranciers en bestaande catalogi: Medewerkers kunnen eenvoudig worden doorverwezen naar voorkeursleveranciers en catalogi tijdens het pre-goedkeuringsproces van Q-Cards, zodat uw medewerkers altijd kosteneffectieve opties kiezen.
Het ontwerp van onze interface is recentelijk bijgewerkt en is eenvoudig, met alleen de noodzakelijke functies voor een gestroomlijnde workflow. Het menu is duidelijk gelabeld en goed georganiseerd, zodat uw medewerkers gemakkelijk door de app kunnen navigeren zonder uitgebreide training. Onze mobiele app biedt toegang voor zowel aanvragers als goedkeurders onderweg en is uitgerust met real-time meldingen, zodat elke aankoop binnen enkele seconden kan worden goedgekeurd en uitgevoerd.
Ja! Veel leveranciers binnen uw tail zijn niet belangrijk en het kost veel tijd en geld om ze te creëren en te onderhouden. Het is echter vaak bedrijfsbeleid om dit wel te doen. Q-Card is uw enige leverancier voor al deze transacties en fungeert als een sub-administratie, zodat u deze onbelangrijke leveranciers niet meer hoeft te beheren, maar nog steeds toegang heeft tot alle gegevens via onze gebruiksvriendelijke dashboards of uw onderliggende systemen via integratie. Dit bespaart uw bedrijf gemiddeld zo'n 100 EUR per leverancier!
Elke transactie die via Q-Card wordt voltooid of elke factuur die via onze Q-Card app voor een bankoverschrijving is goedgekeurd, is niet onderhevig aan handmatige factuurverwerking. Wij zorgen ervoor dat uw leverancier wordt betaald en alle gegevens van de aankooptransactie automatisch naar uw ERP- of boekhoudpakket kunnen worden overgedragen via integratie, inclusief codeergegevens, uitgavencategorie, bijlagen, enzovoort.
Q-Card voor Financiën
Alle kosten die via de Q-Card app worden verwerkt, inclusief geweigerde kosten of aanvragen voor virtuele kaarten, zijn hierin opgenomen. De Q-Card app wordt doorgaans gebruikt voor een breed scala aan zakelijke kosten, die nauwkeurig worden bijgehouden. Dit omvat reis- en entertainmentkosten, kantoorbenodigdheden, eenmalige aankopen bij leveranciers en andere indirecte uitgaven. De Q-Card kan ook worden ingezet voor kosten bij leveranciers, bijvoorbeeld wanneer er slechts 10 aankopen per jaar zijn. De beschikbaarheid van een Q-Card voor uw medewerkers is afhankelijk van uw organisatiebeleid. Het is ontworpen om inzicht te geven in langlopende uitgaven, die vaak moeilijk te beheren zijn.
Ja, alle transactiegegevens kunnen geautomatiseerd worden door integratie met uw back-end financiële of ERP-systeem, inclusief grootboekcodes, kostenplaatsen, projectcodes, documenten, enzovoort. We hebben ook ervaring met het gelijktijdig integreren van meerdere back-end systemen, voor het geval uw organisatie verschillende entiteiten en dus systemen heeft. We streven altijd naar een soepele gegevensoverdracht, nauwkeurige kostenrapportage en vereenvoudigde afstemming binnen uw bestaande financiële opzet.
Q-Card biedt aanpasbare policys aan, waaronder goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus, bestedingslimieten en meer, waarmee u specifieke nalevingsregels kunt afdwingen. Deze functies zorgen ervoor dat alle aankopen onderhevig zijn aan de bedrijfsrichtlijnen, waardoor het risico op ongeautoriseerde uitgaven wordt geminimaliseerd. Neem contact op met ons verkoopteam als onze opties aansluiten bij het beleid van uw bedrijf.
Q-Card biedt concurrerende prijzen en we staan altijd klaar om een positieve business case voor beide partijen te ontwikkelen. Bekijk onze pagina's 'Full Scan' en 'Quick Scan' voor onze opties. De specifieke kosten zijn afhankelijk van de behoeften en het volume van uw organisatie, dus neem contact met ons op voor een op maat gemaakte schatting op basis van uw wensen.
De gebruiker kan de beschikbare btw-tarieven al invoeren nadat de bon of factuur is geüpload. We zorgen ervoor dat ze worden herinnerd als ze dit vergeten. Q-Card ondersteunt bij de btw-terugvordering door automatisch de benodigde coderingen en documenten te versturen en deze af te stemmen met uw ERP- of boekhoudsysteem.
Q-Card voor HR
Nee, elke medewerker kan een eigen account hebben en virtuele kaarten aanvragen voor verschillende doeleinden. Aangezien alle kaarten en aanvragen afkomstig zijn van de individuele Q-Card accounts van medewerkers, is er een volledig audit trail beschikbaar, wat het risico op fraude vermindert.
Ons standaardproduct biedt volledig functionele Mastercard- en Visa-kaarten, maar ze werken volgens het debetkaartprincipe, wat betekent dat alle uitgaven worden betaald via een financieringsaccount.
Heeft u problemen met uw cashflow? Neem contact met ons op, en een van onze experts onderzoekt hoe we kunnen helpen.
Q-Cards kunnen worden uitgegeven als Mastercard- of Visa-kaarten, die vrijwel overal ter wereld worden geaccepteerd, aangezien ze onderdeel zijn van de grootste wereldwijde kaartnetwerken, zowel online als offline.
Hebben uw medewerkers moeite met specifieke gebruikscases? Neem contact op met een van onze teamleden, en we doen ons best om een geschikte oplossing te vinden.
Ja, de gebruiker heeft de mogelijkheid om contactloos te betalen via de integratie van Google Pay of Apple Pay bij een POS-terminal.
Het is niet mogelijk om met de Q-Card geld op te nemen bij geldautomaten.
Betaalmogelijkheden
Elke Q-Card kan worden gekoppeld aan de digitale portemonnee op je telefoon. Wanneer je wordt gevraagd om te betalen, open je de Q-Card in je telefoonportemonnee (Apple of Google wallet) en houd of tik je de kaart op een contactloze kaartlezer. De betalingsinformatie van de kaarthouder wordt veilig opgeslagen in de NFC-chip en verzonden naar de terminal van de handelaar voor autorisatie. Op deze manier is er geen fysieke kaart meer nodig.
In plaats van een creditcard te gebruiken, kan de Q-Card applicatie ook een bankoverschrijving initiëren. Hiervoor moet de aanvrager de overschrijving starten en een bijgevoegde factuurdocument, evenals de gegevens van de begunstigde, betaaldatum, factuurnummer en een geldig IBAN, toevoegen. Deze aanvraag volgt hetzelfde goedkeuringsproces als een standaard uitgavenverzoek en moet worden goedgekeurd door het betreffende managementteam. Na goedkeuring wordt de factuur geëxporteerd naar het ERP-systeem, dat de factuur als betaald markeert door de betaaldatum bij te werken en btw- en betalingsbevestigingsdocumenten toe te voegen.
Er wordt een kleine verwerkingskosten in rekening gebracht voor elke factuur die via Q-Card wordt betaald en verwerkt via onze app. De tarieven voor deze en andere diensten die we aanbieden, worden altijd op maat gemaakt en transparant gepresenteerd door ons team op het moment van het doen van een voorstel.
De betalingsbewijzen kunnen rechtstreeks in de applicatie worden toegevoegd. De eenvoudigste manier is om de Q-Card app op het mobiele apparaat te openen en naar het derde tabblad te gaan, waar de individuele transacties staan. Daar kan een foto worden geüpload of gemaakt. Betalingsbewijzen kunnen echter ook eenvoudig via de laptop worden geüpload door op het paperclip-symbool te klikken.
Als lid van het systeembeheerteam kan de gebruiker nieuwe gebruikers en teams toevoegen en beheren voor het gekoppelde filiaalaccount. In de "Users App" kunnen nieuwe gebruikers worden toegevoegd door hun e-mailadres, voor- en achternaam, en rol in te voeren. De volgende stap is het toewijzen van de nieuw toegevoegde gebruiker aan een team. In het tabblad "Teams" kan de systeembeheerder een nieuw team aanmaken of gebruikers aan bestaande teams toewijzen. Deze taken kunnen ook via API worden uitgevoerd, zodat nieuwe gebruikers automatisch worden geïntegreerd wanneer ze aan het interne ERP-systeem worden toegevoegd.
Integraties
Q-Card biedt integratiemogelijkheden met ERP-systemen, CRM-platforms, inkoop- en boekhoudsystemen, en meer via API-integraties en EDI-verbindingen. Deze integraties maken naadloze en realtime gegevensoverdracht mogelijk, automatiseren financiële processen en zorgen voor een veilige connectiviteit tussen verschillende platforms.
De integratietijd van Q-Card met uw ERP-systeem hangt af van de complexiteit van uw bestaande setup en de benodigde maatwerk. Typisch kan de integratie binnen enkele weken worden voltooid. Onze API- en EDI-verbindingen zijn ontworpen om het proces te vereenvoudigen, en we bieden uitgebreide ondersteuning en documentatie om een soepele en efficiënte integratie te garanderen.
Q-Card integreert met uw boekhoudsysteem door transactiegegevens in realtime automatisch te exporteren. Dit omvat betalingsgegevens, grootboekcodes, kostenplaatsen en projectcodes. Via API-integraties of EDI-verbindingen zorgt Q-Card ervoor dat alle financiële transacties veilig en naadloos worden gesynchroniseerd met uw boekhoudsoftware, waardoor gegevensinvoer, afstemming en rapportageprocessen worden gestroomlijnd.
De integratiemogelijkheden van Q-Card vallen op door hun flexibiliteit, veiligheid en realtime synchronisatie. In tegenstelling tot standaardoplossingen biedt Q-Card zowel API-integraties als EDI-verbindingen, waardoor u naadloos kunt verbinden met ERP-, CRM-, inkoop- en boekhoudsystemen. Onze oplossing is zeer aanpasbaar, waardoor op maat gemaakte workflows mogelijk zijn, en zorgt ervoor dat transactiegegevens automatisch en veilig naar uw systemen worden geëxporteerd. Met Q-Card krijgt u een schaalbare, efficiënte en geautomatiseerde financiële integratie die handmatige processen en fouten vermindert.
Als de integratiemogelijkheden van Q-Card niet volledig aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf, bieden wij op maat gemaakte integratieopties via onze flexibele API- en EDI-oplossingen. Ons team kan met u samenwerken om op maat gemaakte workflows te ontwikkelen en aanpassingen te maken om naadloze connectiviteit met uw specifieke systemen te garanderen. Daarnaast bieden we doorlopende ondersteuning en consultatie om u te helpen uw integratiestrategie te optimaliseren, zodat Q-Card kan worden aangepast aan uw unieke bedrijfsbehoeften.
Professionele Diensten
Aangezien de Q-Quick Scan een vereenvoudigde versie van de Full Scan is, vereist het minder gegevens en omvat het een minder uitgebreide analyse en minder opleveringen. Gemiddeld duurt het hele proces, van het ontvangen van de benodigde gegevens voor de business case tot een hoogwaardig gesprek op locatie, maximaal één week.
De Full Scan duurt meestal ongeveer drie weken, waarvan één week wordt besteed aan het verzamelen van alle gegevens en twee weken aan de analyse en het creëren van de opleveringen.
Als u besluit met ons samen te werken, streven we er altijd naar om u zo soepel mogelijk door de onboardingfase te begeleiden.
Er wordt een dedicated projectmanager aan u toegewezen die vergaderingen zal inplannen en zaken zal overwegen zoals de goedkeuringsstromen die moeten worden geïmplementeerd, hoe andere workflows gestroomlijnd kunnen worden, hoe we uw medewerkers kunnen onboarden, en nog veel meer.
We zijn er bij elke stap om u te ondersteunen en in te spelen op de behoeften van uw organisatie.
Long tail spend heeft veel toepassingsmogelijkheden. Een succesvolle implementatie moet de juiste balans vinden:
- Tussen snelheid en volledigheid
- Voldoende relevantie voor de budgethouder om een verschil te maken (in de goedkeurdersrol)
- Voldoende relevantie voor de medewerker om Q-Card daadwerkelijk te gebruiken (in de aanvraagrol)
- Voldoende relevantie voor de AP-administratie / SSC (bij voorkeur het volledig vervangen van alle verschillende processen in plaats van gedeeltelijk)
Gebruik de app om contact op te nemen met een echte agent door naar "ondersteuning" te gaan, naar de onderkant van de pagina te scrollen en te klikken op "open WhatsApp" of stuur een e-mail naar ons Klantenserviceteam.