Tail Spend Management

Q-Card voor Financiële Professionals

Vereenvoudig, beheer en optimaliseer de uitgaven van uw organisatie in real-time. Q-Card stelt u in staat om leveranciersbetalingen uit te voeren met alle gerelateerde voorwaarden en efficiënter te werken met overzichtelijke weergaven voor betalingsrondes. Het elimineert het risico op duplicaten, achterstallige facturen en ongeautoriseerde uitgaven.

Volg uitgaven vooraf in real-time vanaf één platform

Het liefst volgt u alle uitgaven voordat deze plaatsvinden en niet achteraf. Q-Card biedt een dashboard waarmee eenvoudig toezicht is op alle transacties, waardoor uw financiële team snelle beslissingen kan nemen op basis van actuele en accurate data.

Geautomatiseerde reconciliatie en rapportage

Geen handmatig werk meer. Wij zorgen ervoor dat uw reconciliatieproces geautomatiseerd is. Alle transactiegegevens en vastgelegde documenten worden rechtstreeks naar het onderliggende ERP of meerdere ERP-systemen gestuurd.

Voorafgaande goedkeuringsworkflows en uitgavenlimieten

Stelt teams in staat om binnen enkele minuten aankopen te doen terwijl de kosten onder controle blijven. Q-Card stelt u in staat om uitgavenlimieten en goedkeuringsworkflows voor elke kaart in te stellen, waardoor naleving wordt gewaarborgd.

Waarom Financiële Professionals voor Q-Card kiezen

Werken op de financiële afdeling betekent vaak dat u fouten van anderen aan het corrigeren bent. Ongeorganiseerde processen en een beperkt overzicht van aankopen, herleiden van goedkeuringen en ontbrekende details zoals bonnetjes kunnen tijd en geld kosten die beter benut zouden kunnen worden. Met Q-Card pakken we het probleem bij de bron aan en streven we ernaar om het online en offline aankoopproces en het beheer van onkosten te moderniseren en te vereenvoudigen. Geen fysieke creditcards meer die constant worden doorgegeven, wat een potentieel veiligheidsrisico vormt, of betalen met persoonlijke creditcards en lang wachten op terugbetalingen.

Voorzie uw team van hoogwaardige virtuele Q-Card betaalkaarten, gefaciliteerd door Adyen, Europa's grootste betalingsdienstaanbieder, waarmee u alle kleine en grote aankopen die u en uw afdeling nodig hebben veilig kunt betalen en verwerken.

Met de implementatie van Q-Card bieden we klanten vooraf inzicht en controle over alle indirecte uitgaven met realtime dashboards en inzichten voor budgetbeheerders en de financiële afdeling van het bedrijf.

Verspil geen tijd aan interne communicatie

Ontvangt uw financiële team facturen zonder te weten waarvoor deze zijn of wie de aankoop heeft gedaan? Besteedt u ook te veel tijd aan het bijhouden van bonnetjes en het corrigeren van details zoals kostenplaats, kostensoort, grootboekcode, projectcode of btw-percentages?

Stroomlijn en automatiseer uw workflow met Q-Card, minimaliseer deze tijdrovende en niet-waarde-toevoegende taken en sluit de maand sneller af!
 
 
 
Financiële_Teams

Geef virtuele kaarten vrij voor eenmalig of herhaald gebruik

Laat uw teamleden een eenvoudige aankoopaanvraag indienen via hun Q-Card-app en geef een virtuele MasterCard uit voor eenmalig gebruik. De virtuele kaart heeft alle kenmerken van een echte MasterCard of Visa-kaart en kan op dezelfde manier worden gebruikt. Zodra de betaling is gedaan, verloopt de virtuele kaart, waardoor het risico op fraude of ongeoorloofde uitgaven wordt geëlimineerd. Heeft uw medewerker een terugkerend budget nodig voor abonnementen of frequente verkoopkosten? Geen probleem! U kunt Q-Cards goedkeuren en uitgeven met een maandelijks budget, terwijl u nog steeds elke gemaakte uitgave kunt volgen.
Geef virtuele kaarten vrij voor eenmalig of herhaald gebruik

Keur goed en betaal overal en altijd even veilig

Een van de belangrijkste voordelen van virtuele kaarten, vooral voor grote organisaties die wereldwijd opereren, is het vermogen om niet alleen goed te keuren, maar ook uw medewerkers in staat te stellen binnen enkele seconden een virtuele kaart met het benodigde budget te ontvangen. Er is niet langer een noodzaak om te wachten op fysieke kaarten die moeten worden aangemaakt of fysiek door een collega moeten worden overhandigd voordat uw team een aankoop kan doen. Met Q-Card kunt u de aankoopaanvraag indienen, goedkeuring ontvangen terwijl u onderweg bent naar de winkel, en onmiddellijk kopen wat nodig is voor uw collega om de klus te klaren!

Keur goed en betaal overal en altijd even veilig

Stop met het najagen van bonnetjes

Nadat een van uw medewerkers een uitgave heeft gedaan met een Q-Card virtuele kaart, kunnen ze onmiddellijk hun bonnetje en eventuele andere benodigde documenten uploaden. Als ze dat vergeten te doen, zorgen wij bij Q-Card ervoor dat ze regelmatig vriendelijke herinneringen ontvangen, wat resulteert in een slagingspercentage van meer dan 90%.

 

Stop met het najagen van bonnetjes

Sluit de maand sneller en efficiënter af

Klassieke creditcardverwerkingsprocessen en uitgavenbeheerplatforms zijn moeilijk te beheren en zeer tijdrovend, wat vertragingen veroorzaakt bij de maandafsluiting. Bovendien voldoen de meeste van deze uitgavenbeheerplatforms niet aan de behoeften van de organisatie, omdat ze geen creditcards kunnen deactiveren of een gestroomlijnd uitgavenbeleid kunnen implementeren dat verantwoording binnen het team mogelijk maakt.

Sluit de maand sneller en efficiënter af

Start met een scan

Bent u benieuwd hoe u de financiële impact van het adopteren van Q-Card voor uw organisatie kunt kwantificeren? Neem contact met ons op om de verschillende mogelijkheden te bespreken en hoe wij u kunnen helpen bij het maken van de analyse en het opstellen van de business case.

Voordelen

Wat zit erin voor Financiële Professionals?

Waarom Q-Card het leven van financiële professionals gemakkelijker maakt

In de huidige dynamische zakelijke wereld hebben financiële professionals een breed scala aan verantwoordelijkheden, zoals budgettoezicht, nalevingsbeheer, het waarborgen van de nauwkeurigheid van financiële rapporten en prognoses.

Over het algemeen hebben financiële teams veel werk te beheren, dus alle hulp zou welkom zijn. Daar komt Q-Card om de hoek kijken en stelt financiële teams in staat zich te concentreren op de strategische beslissingen die zakelijk succes stimuleren.

 
Wat_betekent_dit_voor_Financiële_Professionals

FAQ

Welke soorten uitgaven kan ik volgen met Q-Card?

Alle kosten die via de Q-Card app worden verwerkt, inclusief geweigerde kosten of aanvragen voor virtuele kaarten, zijn hierin opgenomen. De Q-Card app wordt doorgaans gebruikt voor een breed scala aan zakelijke kosten, die nauwkeurig worden bijgehouden. Dit omvat reis- en entertainmentkosten, kantoorbenodigdheden, eenmalige aankopen bij leveranciers en andere indirecte uitgaven. De Q-Card kan ook worden ingezet voor kosten bij leveranciers, bijvoorbeeld wanneer er slechts 10 aankopen per jaar zijn. De beschikbaarheid van een Q-Card voor uw medewerkers is afhankelijk van uw organisatiebeleid. Het is ontworpen om inzicht te geven in langlopende uitgaven, die vaak moeilijk te beheren zijn.

Is Q-Card te integreren met ERP- of boekhoudsystemen?

Ja, alle transactiegegevens kunnen geautomatiseerd worden door integratie met uw back-end financiële of ERP-systeem, inclusief grootboekcodes, kostenplaatsen, projectcodes, documenten, enzovoort. We hebben ook ervaring met het gelijktijdig integreren van meerdere back-end systemen, voor het geval uw organisatie verschillende entiteiten en dus systemen heeft. We streven altijd naar een soepele gegevensoverdracht, nauwkeurige kostenrapportage en vereenvoudigde afstemming binnen uw bestaande financiële opzet.

Hoe zorgt Q-Card voor naleving van de uitgavenbeleid van het bedrijf?

Q-Card biedt aanpasbare policys aan, waaronder goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus, bestedingslimieten en meer, waarmee u specifieke nalevingsregels kunt afdwingen. Deze functies zorgen ervoor dat alle aankopen onderhevig zijn aan de bedrijfsrichtlijnen, waardoor het risico op ongeautoriseerde uitgaven wordt geminimaliseerd. Neem contact op met ons verkoopteam als onze opties aansluiten bij het beleid van uw bedrijf.

Wat kost het om facturen te betalen via Q-Card?

Q-Card biedt concurrerende prijzen en we staan altijd klaar om een positieve business case voor beide partijen te ontwikkelen. Bekijk onze Full Scan en Quick Scan voor onze opties. De specifieke kosten zijn afhankelijk van de behoeften en het volume van uw organisatie, dus neem contact met ons op voor een op maat gemaakte schatting op basis van uw wensen.

Hoe gaat Q-Card om met BTW-terugvordering?

De gebruiker kan de beschikbare btw-tarieven al invoeren nadat de bon of factuur is geüpload. We zorgen ervoor dat ze worden herinnerd als ze dit vergeten. Q-Card ondersteunt bij de btw-terugvordering door automatisch de benodigde coderingen en documenten te versturen en deze af te stemmen met uw ERP- of boekhoudsysteem.

Terug naar boven
Artikel 10 minuten lezen

CPO Strategie - Uitgave 41

Heijmans & Q-Card: Inkoop binnen Constructie

Heijmans startte begin 2023 een doorslaggevende samenwerking met Q-Card. Het bedrijf koos voor de virtuele kaarten van Q-Card om hun uitgaven onder beheer te brengen. Door Q-Card toe te voegen aan het digitale agenda voor 2023, breidt Heijmans zijn P2P-proces uit, verbetert het de zichtbaarheid vooraf en de kostenbeheersing voor een breed scala aan indirecte uitgavencategorieën binnen meerdere afdelingen.

Lees meer

Blijf ontdekken

A_Dive_in_the_dark_waters_of_Corporate_Spend
Blog

Een duik in de koude en donkere wateren

oktober 19, 2023

Dit is een afbeelding van mijn Ironman-start in Zwitserland. Stel je 1.500 mensen voor die zich onderdompelen in een groot meer en proberen hun weg zo snel mogelijk door te navigeren.

Heijmans_Q-Card_CPO_Strategy
Persbricht

Heijmans kiest voor innovatie

januari 26, 2023

Bouwbedrijf Heijmans heeft gekozen voor de virtuele kaarten van Q-Card om hun uitgaven onder beheer te krijgen. Door Q-Card toe te voegen aan hun digitale agenda voor 2023, zet Heijmans een belangrijke stap richting...

Heijmans_opts_for_Innovation
Persbericht

Q-Card lanceert innovatieve app

mei 19, 2022

Het Nederlandse fintech label, met hoofdkantoor in Rotterdam, Q-Card stelt bedrijven in staat om hun medewerkers virtuele betaalkaarten aan te bieden via een uniforme oplossing voor het beheren van tail spend.  

Lees meer

Optimaliseer uw tail-spend

Begin vandaag met Q-Card!

Als u meer wilt weten over hoe u de financiële impact van het adopteren van Q-Card voor uw organisatie kunt kwantificeren, nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen om de verschillende mogelijkheden te bespreken. Boek en Quick Scan of Full Scan om te ontdekken hoe wij u verder kunnen helpen bij het maken van de analyse en het opstellen van de business case.

Boek een Quick Scan Boek een Full Scan
Contact_Q-Card